Fondo documental, clasificación y política de gestión documental
El Archivo Municipal conserva los documentos que ha generado y genera la administración municipal en el ejercicio de sus funciones y sus trámites con la ciudadanía.
Su fondo está en constante crecimiento ya que los distintos departamentos municipales de manera periódica nos envían los documentos cuya tramitación administrativa ha finalizado.
El formato o soporte de los documentos ha experimentado cambios a lo largo de la historia, estos cambios nos llevan a la revolución electrónica y a la nueva documentación administrativa electrónica con todo lo que legislativamente ello implica.
Para la organización y clasificación de documentación tanto en papel como en electrónico el Ayuntamiento de Alcobendas cuenta desde su Archivo con dos herramientas muy potentes como son el cuadro de clasificación y la política de gestión documental recientemente aprobada.
La primera herramienta con la que se cuenta, el cuadro de clasificación es el resultado de años de estudio y consenso en el Grupo de Archiveros de la Comunidad de Madrid, en el se reflejan las grandes áreas funcionales y la organización municipal. Tiene una estructura jerárquica ordenada por niveles. En cuanto a la segunda herramienta o instrumento, la política de gestión documental tiene como misión cumplir con las necesidades de gestión de los documentos del Ayuntamiento a lo largo de su ciclo de vida, como base de la transformación digital y acorde con la normativa vigente, refiriéndose a los documentos en cualquier soporte, haciendo mención a los entornos híbridos de producción documental existentes. Recoge los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabilidad, la recuperación y la conservación de documentos y expedientes electrónicos del Ayuntamiento de Alcobendas.
